2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Чем заняты ваши коллеги за компьютером или как вести учет рабочего времени сотрудников и подчиненных

Содержание

Чем заняты ваши коллеги за компьютером или как вести учет рабочего времени сотрудников и подчиненных

Доброго времени суток!

Эта статья будет полезна тем, кто хочет узнать про своих коллег (подчиненных): кто и как работает за компьютером (ПК), какие сайты смотрит, на что тратит основное время, во сколько начинает работу, и во сколько ее завершает.

В общем-то, полезная статья для начальников и руководителей (либо для тех, кому они поручили вести контроль за сотрудниками, обычно, это сисадмин (реже менеджеры по персоналу) 😎) .

Не секрет, что управлять людьми — весьма сложная и не простая задача. Это только в разговорах на кухне слово «начальник» звучит гордо, но нередко эта должность — сущее наказание (я думаю, меня поймут те, кто хоть раз в жизни пытался руководить, контролировать, и отвечать за, хотя бы, 3-5 чел. на не самом «хлебном» месте!) .

В этой статье хочу привести небольшую «палочку-выручалочку», которая может облегчить сию задачу.

Учет рабочего времени: разбираемся со всем по порядку

Выбор ПО

В роли «палочки-выручалочки» нам понадобиться одна небольшая программка — «Офис метрика» . 👇

Офис метрика 👍

Отличная, простая, легкая в настройке и освоении программа для контроля и учета рабочего времени сотрудников. В отличие от аналогичных программ, позволяет быстро освоиться из запустить в работу процесс контроля даже тем, кто плохо знаком с ПК.

Так же хочу отметить, что программ позволяет получать весьма качественные и разнообразные отчеты, что немаловажно. В общем-то, рекомендую к использованию и анализу раб. времени сотрудников (кстати, в конце статьи привел еще несколько аналогичных программ, и дал небольшое сравнение с этой) .

Важно! Эта программа позволит более эффективно распределять фонд зарплаты, снизить издержки и т.д.

  1. начну, пожалуй, с главного — для ее установки и настройки НЕ НУЖНО обладать какими-либо спец. знаниями — достаточно установить ее, затем сконфигурировать спец. файл для установки на другие ПК, установить его, и получать отчеты (справиться даже совсем начинающий пользователь!) ;
  2. полный учёт рабочего времени сотрудников: таблицы, диаграммы и пр. (много отчетов, примеры будут представлены ниже в статье) ;
  3. возможность просмотра работающих программ, открытых сайтов и пр. (с поминутной статистикой) ;
  4. отчеты можно экспортировать в файлы Excel и HTML;
  5. возможность строить табель учета раб. времени;
  6. поддержка все популярный Windows 7, 8, 8.1, 10 (32 и 64 бит). Программа на русском на 100%!

Начало работы: как запустить и настроить «Офис метрику»

Ну, ссылку на саму программу я привел выше. Думаю, что скачать и установить ее проблем не будет (все стандартно).

Теперь «Офис метрика» начнет контролировать один компьютер — ваш ПК! И вот тут самый актуальный вопрос — что делать, чтобы программа начала вести контроль за другими ПК.

Для этого нужно сделать:

  1. сначала создать спец. EXE-файл (своего рода агент), в программе он называется модуль сбора данных (для его создания — есть кнопка «Подключить») ;
  2. сгенерированный EXE-файл (агент) — нужно запустить на всех ПК, которые вы хотите контролировать. Думаю, сделать это не сложно — один раз прийти раньше сотрудников (или задержаться) .

Генерация модуля сбора данных. Для этого в программе есть кнопка «Подключить» — нажмите ее. Далее вас предупредят, что будет сгенерирован специальный файл — «Модуль сбора данных» , соглашаемся и продолжаем (снова жмем кнопку «Подключить» , см. скрин ниже, стрелки 1 и 2) .

Подключить нового сотрудника

После выбора папки, куда вы хотите сохранить EXE-файл, увидите отчет, что OfisMetrikaAgent (модуль сбора данных) готов.

Теперь этот файл нужно запустить на компьютерах, которые вы хотите контролировать, и с которых хотите получать отчеты о том, что на них происходит. После установки OfisMetrikaAgent, минут через 15-20 на ваш компьютер начнут поступать данные статистики: кто и чем занят.

Модуль сбора данных

Думаю, что проблем с запуском обычного EXE-файла (т.е. как и любой программы) не возникнет, и поэтому, я плавно перехожу к отчетам и настройке отображения сотрудников.

Настраиваем график работы, переименовываем сотрудников и пр.

Рекомендую не затягивать с настройкой программы (особенно, если планируете установить модуль сбора данных на многие другие ПК).

Чтобы задать название вашей компании, отделы (например, отдел по продажам, по юридическим вопросам и пр.) , переименовать сотрудников и т.д. — откройте вкладку «Компания» (см. скрин ниже) .

Для настройки глобальных параметров компании нужно:

  1. сначала нажать мышкой по «Компания» (цифра 1 на скрине ниже) ;
  2. затем ввести название вашей компании (цифра 2) ;
  3. указать график работы (кстати, он может быть фиксированный, свободный, по часам — разный, как для каждого сотрудника, отдела, так и для всех одинаков. В этом плане программа гибкая) ;
  4. далее задается график работы: рабочее время, перерыв, выходные дни (цифра 4 и 5) ;
  5. сохраняем данные (цифра 6 на скрине ниже) .

Компания, отделы, сотрудники

Для того, чтобы переименовать конкретного сотрудника (а при их подключении — они будут отображаться, как имя ПК) , нужно:

  1. сначала выбрать его в колонке слева, в структуре компании (цифра 1 на скрине ниже) ;
  2. затем задать его ФИО (2);
  3. указать должность (3);
  4. указать телефон (4);
  5. указать отдел (если вы их создали несколько);
  6. указать график и рабочие дни, сохранить данные.

Кстати, чтобы добавить отдел в «Офис метрике» нужно всего лишь нажать одну кнопку — «Добавить/Добавить отдел» (находится снизу, слева главного окна программы — см. скрин ниже) .

Анализ отчетов

Чтобы увидеть подробно, чем, сколько времени, когда и пр. занимался конкретный сотрудник в компании — просто выберите его из списка слева.

Во вкладке «обзор» будут показаны общие данные о продуктивном, непродуктивном времени (кстати, пока программа не сконфигурирована до конца, продуктивное время — весьма относительное понятие) .

Для более конкретного анализа продуктивности — есть спец. вкладка «Продуктивность» : здесь отображается поминутно, сколько времени, и как было потрачено (чтобы данные в этой вкладке были достоверными на которые можно опираться, необходимо сначала настроить вкладку «Содержание», о ней ниже) .

Во вкладке «содержание» нажмите «показывать таблицу» , и перед вами предстанут все программы, которые были открыты за время работы пользователя.

Далее вы можете задать для каждой программы — относится ли она к продуктивной работе (например, для редактора, Word — будет продуктивной программой, для бухгалтера 1 C, непродуктивной для всех — WinAmp) .

Кстати, помимо задания конкретных приложений, можно задать даже сайты, какие из них относятся к продуктивному времени, какие нет.

В общем-то, здесь просто нужно потратить некоторое время на составление белых/черных список (потом существенно облегчиться анализ работы многих работников) .

Кстати, вкладка «Содержание/Показывать диаграмму» — весьма неплохо позволяет оценить работу сотрудника в целом: чем он занимался. У меня, как видно на скрине ниже, основное время работы за ПК — это работа в браузере Chrome.

График популярности программ

Вкладка «Активность» может быть очень полезна для быстрого просмотра самых продуктивных часов работы.

Вкладка «Хронометраж» позволит Вам увидеть поминутную хронологию работы за контролируемым ПК: вы сможете оценить, чем конкретно человек занимался, скажем, проведя час-два в Chrome.

Посекундная занятость / поминутный хронометраж

Ну, и последняя вкладка «Табель» : со временем напротив каждого дня будет отображаться числа (отработанные часы). Щелкнув по конкретному дню, вы узнаете в подробностях сколько человек работал (и как работал) , сможете оценить полную статистику и проанализировать ее (примерно то, что я приводил на 5-7 скринах выше).

Кстати, вот неплохой скриншот ниже, который показывает все сам за себя: тов. Никитина (как видно на графике ниже) работает куда больше часов, чем тов. Петров (я, конечно, не беру здесь эффективность , да и неизвестно, кто и чем занимается, у кого какая должность, и какие задачи стоят) .

Количество рабочего времени/эффективность

Целую статью посвятил контролю за сотрудниками, а теперь хочу сказать пару слов в их защиту 😎.

Почему-то многие руководители (особенно старой закалки) уделяют мало значения такому параметру, как эффективность работы (кол-во сделанного, кол-во решенных вопросов) .

Читать еще:  Как в Excel вставить текущую дату и время, как найти количество дней между датами (в т.ч. рабочих)

Например, сотрудник может весь день просидеть только в нужных программах (вроде бы молодец), а сделать гораздо меньше того, кто работал всего пару часов (согласно любым метрикам).

Поэтому, на мой взгляд, везде нужно подходить комплексно. Да, конечно, хорошо знать, кто, чем, и когда занят на рабочем месте, но и не нужно забывать о КПД работника. 👌

PS

Пару слов об аналогичных программах для контроля работы за ПК 👇

Вообще, конечно, программ для контроля за сотрудниками достаточно много: есть среди них, как достаточно удачные решения, есть и не очень. Перечислю несколько продуктов, с которыми знакомился я.

Kickidler

Хорошие и удобные графики, запись действий сотрудников (поэтапная). Кроме того, есть возможность вести контроль всех сотрудников в режиме онлайн! При тестировании, заметил одну особенность — программа притормаживает, часто подвисает. В общем, есть свои проблемы.

Time Doctor

Есть бесплатная версия. Многофункциональная, много отчетов и графиков (что-то среднее).

CleverControl

Отличная программа для контроля за сотрудниками. Во многом похожа на «Офис метрику», разве только отчеты еще более подробней. Правда, программа рассчитана на более подготовленного пользователя.

Стахановец

На мой скромный взгляд, программа не для контроля сотрудников, а для скрытого шпионажа. Да и продукт не на столько удобен, пока разберешься, пройдет не один час времени.

CrocoTime

Весьма неплохая программа. Нацелена для контроля большого количества ПК (на мой взгляд) — от 30 машин и более (причем, даже после установки на несколько сотен машин — она не тормозит и отчеты приходят, обрабатываются вовремя).

Минус: проблема с настройкой прокси-сервера (в общем, начинающему пользователю, ее бы я не рекомендовал) .

Учет рабочего времени — контроль за сотрудниками

Ни один рабочий процесс не будет налаженным и продуктивным, если не уделить достаточно внимания организации рабочего времени сотрудников.

Тем более, что такая организация необходима как работодателю, так и самим работникам, которые при грамотной системе учёта своего рабочего времени в целом становятся более собранными и дисциплинированными.

Общие понятие

Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

  • контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
  • проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
  • соблюдение времени окончания рабочего дня;
  • регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.

Положение

Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.

Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.

Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.

В обязанность этих лиц входит:

  • составлять рабочие графики;
  • отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
  • доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
  • проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)

Особенности

В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

  1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
  2. Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
  3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
  4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
  5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
  6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

Поденный учёт

Разновидность учёта рабочего времени, при которой длительность рабочей смены всегда одинаковая. Это самый распространённый график – 40 рабочих часов в неделю и всегда одинаковый 8-часовой рабочий день – так называемая «пятидневка».

Если работник для завершения всех дел вынужден задерживаться на рабочем месте, либо появляться там в выходные дни, то это учитывается как сверхурочная работа.

Понедельный

При таком виде учёта длительность рабочей недели всегда одинаковая (как правило, 40 часов), однако длина рабочего дня может значительно варьировать.

При этом суммарно в неделю всегда должно получаться одно и то же количество рабочих часов.

С понедельным учётом соотносятся сменный и гибкий рабочие графики.

Суммированный

Некоторые виды работ требуют такой организации рабочего процесса, который по времени невозможно распределить на равные рабочие смены или недели.

Например, при вахтовом методе работы, гибком графике, сезонных работах, непрерывном производстве или круглосуточной работе может возникнуть необходимость в суммированном учёте рабочего времени.

Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год).

Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104).

Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.

Методы

Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

  1. Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
  2. Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.
  3. Отчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.
  4. Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.
  5. Видеонаблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный. Помимо установки камер слежения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы. К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).
  6. Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.

Табель

Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.

На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.

Правила

Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.

Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.

Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:

  • у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
  • в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.

Порядок

Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.

Также обязательным является установление режима работы:

  • продолжительность рабочего дня или смены;
  • соглашение о работе по ненормированному графику;
  • утверждение времени начала и окончания работы;
  • перерывы в работе для отдыха.

При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а в конце концов и на предприятии в целом.

Методы контроля рабочего времени

Контроль рабочего времени
с помощью

П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Читать еще:  Как удалить страницу в Word (даже если она никак не удаляется...)

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

  • Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
  • Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
  • Определять время окончания работы.
  • Выявлять прогульщиков.
  • Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

  • человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
  • форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

  • выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
  • телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
  • скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
  • содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
  • присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

  • итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
  • промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
  • периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
  • избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

  • нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
  • работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
  • сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
  • сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Читать еще:  Как в Microsoft Word выбрать формат листа А3 для распечатки документов

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Учет времени работы на компьютере

Практически вся офисная робота сегодня выполняется с помощью компьютера. Электронные таблицы, программы, приложения, сайты, социальные сети, блоги — все это и многое другое активно используется сотрудниками каждый день. Однако как руководителю быть уверенным, что персонал не переходит грань дозволенного? Каким образом контролировать деятельность сотрудника за компьютером?

Методы учета работы за компьютером

Используйте специализированные программы. Например:

Программа-шпион устанавливается на компьютер и собирает данные о всей активности пользователя. Однако полученная информация сырая и не систематизированная. Чем очень осложняется процесс ее анализа.

Системы учета имеют явное преимущество. Собранные данные формируются в диаграммы, графики, таблицы и отсылаются руководителю по почте в указанное им время. Кроме того, программы учитывают время простоя компьютера без сотрудника и просят по возвращению описать причину отсутствия.

В силу этих и других характеристик эффективней использовать одну из таких систем. Например, Yaware.TimeTracker.

Yaware.TimeTracker — это программа учета рабочего времени за компьютером. После установки она запускается автоматически с включением компьютера и работает в фоновом режиме. При этом сотрудник может самостоятельно просматривать и анализировать статистику.

Как вести учет времени работы на компьютере используя Yaware.TimeTracker?

Прежде всего программа начинает учет с момента включения компьютера до его выключения. Таким образом руководитель может видеть когда сотрудник точно начал работать и когда закончил.

Также программу можно использовать в невидимом режиме. Тогда можно оценить, кто из сотрудников чем занимается на самом деле.

Программа ведет контроль деятельности за компьютером. А именно: посещаемые сайты в интернете, используемые программы и приложения. Мало того, для простоты анализа данных Yaware.TimeTracker распределяет их на 3 категории: продуктивные, непродуктивные, нейтральные.

А также сейчас появилась отдельная категория ”Сайты по трудоустройству”. В список включен 261 сайт по поиску работы. Так что, если сотрудник ищет работу, руководитель узнает об этом без промедления.

Также Yaware.TimeTracker имеет функцию снятия скриншотов экрана.

Подытожим

Учет рабочего времени дисциплинирует сотрудников. А осознание того, что всю их деятельность контролируют, уменьшит количество бесполезно потраченного времени. Ведь руководитель всегда будет в курсе того, чем занимается персонал на рабочих местах, какие сайты посещает и сколько времени уделяет самой работе. А благодаря получению регулярных отчетов можно легко анализировать данные и быстро принимать решения.

Учёт рабочего времени сотрудников с помощью онлайн-сервиса yaware.ru

Время — ресурс, ценность которого сложно переоценить. От умения управлять и грамотно распоряжаться им зависит успех предпринимательской деятельности. Порой, сложно организовать свое время, а что уж тогда говорить о рабочем времени сотрудников. А ведь от персонала, от его трудовой деятельности зависит достижение целей компании.

Чтобы обеспечить успешное развитие своего бизнеса, необходимо вести учёт рабочего времени сотрудников. Тем более, что с применением специальных онлайн-сервисов — это не проблема.

Онлайн-сервис для учёта рабочего времени

Онлайн-сервис — это программа, которая устанавливается на компьютеры сотрудников и ведет мониторинг их деятельности в автоматическом режиме. Учёт рабочего времени с сервисом не займет много времени, так как нет необходимости вносить и упорядочивать данные вручную. Онлайн-сервис запускается при включении компьютера и собирает информацию о том, чем занимается сотрудник на рабочем месте, какие сайты, приложения и программы использует. Полученные данные обрабатываются и виде готовых отчетов отсылаются руководителю для принятия управленческих решений.

Чем полезен учёт рабочего времени сотрудников?

1. Объективная оценка квалификации и продуктивности работы сотрудников.

На данные сервиса не возможно повлиять, так как он всего лишь фиксирует информацию о деятельности сотрудников за компьютером. Данные предоставляются в виде графиков и таблиц, что упрощает анализ. С сервисом руководитель сможет оперировать реальными, объективными данными. Это позволит разрешить конфликтные ситуации, избежав споров с подчиненными.

2. Предотвращение утечки информации

Сервис yaware.ru ведет подробный мониторинг рабочего времени сотрудников за компьютером, что позволяет предотвратить утечку конфиденциальной информации.

3. Соблюдение трудовой дисциплины.

Любители за счёт рабочего Интернета посидеть в Вконтакте или Одноклассниках быстро избавятся от этой привычки. Так как, сервис собирает информацию о том, какими ресурсами пользуется сотрудник и категоризирует в зависимости от продуктивности их использования.

4. Удаленный контроль.

Сервис позволяет вести удаленный контроль как за сотрудниками, работающими в офисе, так и за фрилансерами. Руководитель сможет определить фактически отработанное время подчиненных и продуктивность его использования.

5. Скрытый и явный режимы работы.

Сервис предполагает скрытый и явный режим работы. При этом, функционал сервиса абсолютно одинаковый. То есть,онлайн-сервис предоставляет одинаковые возможности для контроля за сотрудниками.

Ведя учёт рабочего времени сотрудников, руководитель сможет повысить продуктивность работы персонала, корректнее ставить планы и сроки на их выполнение, а главное — увеличит доход компании.

Учет рабочего времени сотрудников за компьютером

Сотрудники часто забывают записать, сколько времени они потратили на задачу или проект. А может, они просто не знают, как отследить свое время. И это делает работу бухгалтеров еще более сложной, поскольку им нужны все цифры, чтобы правильно вести счет.

По этой причине многие компании решили внедрить программы для учета рабочего времени за компьютером. Они не только улучшают работу сотрудников, но и помогают бухгалтерии.

Что такое учет рабочего времени?

Отслеживание времени — это измерение и документирование отработанных часов. С помощью технологий предприятия также могут отслеживать дополнительные данные, такие как эффективность и продуктивность сотрудников. От методологий управления проектами и систем бухгалтерского учета до процессов сотрудничества и коммуникации. Отслеживание времени может позволить предприятиям и сотрудникам работать на беспрецедентных уровнях.

Мы рассмотрим самые популярные системы учета рабочего времени.

Система чести

Представьте, вы являетесь владельцем консалтингового агентства SEO. Вы только что завершили месячную работу. В проекте участвовали вы и еще трое членов команды. Чтобы выяснить, какой счет выставить клиенту, вы спросите их, сколько часов они потратили на проект. Затем берёте ответы, получаете приблизительную оценку того, сколько часов вы проработали, и соответственно готовите счет.

Плюсы: быстро и просто.

Минусы: довольно неточно; если ваши клиенты хотят узнать, как вы вели счет за оплачиваемые часы, у вас не будет отчета.

Метод электронных таблиц

Excel и Google Sheets бесконечно гибкие. Они могут легко использоваться для записи того, сколько времени вы тратите на проекты или отдельные задачи. Все, что нужно сделать, — это создать пять столбцов: Дата, Активность, Время начала, Время окончания и Время работы. Также можно добавить столбец для имени клиента и почасовую ставку. В любом случае, каждый раз, когда вы работаете над чем-то другим, просто войдите в свою электронную таблицу. Вы можете попросить своих работников сделать то же самое.

Плюсы: бесплатно.

Минусы: ввод времени вручную может стать утомительным.

Программные обеспечения

Приложение для отслеживания времени делает контроль и учет рабочего времени без усилий – вам нужно просто открыть таймер и нажать старт, а по завершении работы остановить его.

Плюсы: у вас будут объективные данные.

Минусы: включение и выключение таймера утомительны. Кроме того, сотрудники могут забыть о кнопках «Старт» или «Пауза» — тогда весь подсчет собьется.

Учет рабочего времени офисных сотрудников не всегда является синонимом недоверия. Хотя обеспечение ответственности сотрудников за время, потраченное на выполнение задачи, обычно имеет значение. Особенно в тех компаниях, где услуги в значительной степени зависят от времени, затраченного на предоставление.

Автоматический трекер времени

Если вы не хотите запускать и останавливать таймер вручную, вы можете выбрать Yaware.Timetracker . Автоматический учет рабочего времени включен постоянно.

Плюсы: вы не просто узнаете, сколько времени ваши сотрудники тратят на каждую задачу, вы также узнаете, какие приложения используются чаще всего. Кроме того, легко узнаете, кто из сотрудников работает вполсилы, а кто явно перерабатывает. Есть отчет по опозданиям, уходам с работы пораньше, прогулам, перерывам, общей продуктивности.

Минусы: подходит только для того, чтобы вести учет рабочего времени за компьютером.

Преимущества

От лучшего понимания того, как вы и ваша команда проводите рабочий день от более точных тарифов выставления счетов до лучших рабочих процессов проекта и большей прозрачности, учет рабочего времени персонала имеет огромное количество долгосрочных преимуществ:

1. Измерение производительности и возможностей

Помимо отслеживания посещаемости и прогулов, программы также помогают измерять эффективность работы сотрудников на основе фактических часов, потраченных на выполнение определенной задачи. Время, затрачиваемое на выполнение задачи, может быть объяснено практическими трудностями, отсутствием навыков, двусмысленностью инструкций или множеством других причин, которые указывают на возможности улучшения на рабочем месте.

2. Точный клиентский счет

Для заданий, оплачиваемых по часам, важно отслеживать количество фактических часов, потраченных на проект клиента, чтобы убедиться, что вся тяжелая работа компенсирована. Автоматизированное отслеживание рабочего времени сотрудника обеспечивает доступность записанных данных, что делает работу видимой и отслеживаемой.

3. Самодисциплина и мотивация

Даже самые преданные сотрудники могут потерять мотивацию при выполнении нескольких задач. Борьба со списками дел и отвлекающими факторами затрудняет точное отслеживание прогресса. Отслеживание времени работы может оказаться полезным для оценки собственного прогресса и причин задержки. Это также может помочь работникам рассмотреть лучшие альтернативы, расставить приоритеты для важных задач.

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector
×
×